UAHC innovadora y eficiente

La Dirección de Administración ha desarrollado estrategias para producir avances que han permitido enfrentar de manera urgente distintas contingencias como el estallido social, la pandemia, una crisis financiera institucional, el plan de mejoramiento, la apertura de nuevas carreras y procesos de acreditación institucional y de carreras. El 2020, la pandemia redefine la gestión para apoyar la implementación del teletrabajo; modificar procedimientos de mantención, elaborar protocolos sanitarios institucionales y adecuar la infraestructura para uso seguro, según índices de aforo.

Al año siguiente, el 2021, según plan de mejoramiento, se estableció un procedimiento de compras más riguroso y presupuestos de mantención y reparación más precisos. Modificaciones que se suman a la redefinición en el uso de los Mts2 de Condell 282 y se trasladan oficinas implementando y equipando los nuevos espacios de Ramón Carnicer. Por su parte, la sede de Agustinas equipa nuevos talleres para las carreras de Arquitectura, Diseño Teatral y Arte y Oficios. En 2023, se traslada la Facultad de Pedagogía al campus Condell, los que optimiza el uso de sus salas teóricas y permite reorganizar el uso espacios en Campus Brasil. Se trasladan las carreras de salud a dos edificios del barrio República.

La Vicerrectoría de Administración y Finanzas, por otra parte, asume la coordinación y ejecución de la Encuesta de Caracterización Estudiantil, proveyendo información relevante para la gestión de diversas unidades de la institución. Además, en conjunto con la Dirección de Aseguramiento de la Calidad, se está trabajando en la actualización del programa de estudios que la Comisión Nacional de Acreditación solicita a las instituciones en cada proceso de acreditación de pregrado, postgrado e institucional. Finalmente, durante el presente año, la unidad trabaja en la coordinación del proceso de actualización de la Planificación Estratégica Institucional, la que contará con un sistema de control de gestión estratégica, el que incrementalmente irá abarcando las distintas unidades de la universidad.

Sobre este crecimiento, la Dirección de Informática UAHC, acredita que el año 2020 se traza el plan de trabajo para migrar los servicios de correo Google a Microsoft, mejorando además el licenciamiento educativo de importantes herramientas de software. Como respuesta a la autorización de los primeros permisos de desplazamiento durante la pandemia del Covid-19 se desarrolla el software “Aforocovid” para controlar el ingreso en cada sede y como apoyo informático a las iniciativas académicas y de extensión, se desarrolla un sistema computacional para gestionar las realización de prácticas estudiantiles.

Respecto a la plataforma web de la Universidad, las mejoras a nivel de usuarios afectan positivamente tanto a estudiantes como a docentes y funcionarios quienes han visto potenciado el desempeño de servicios digitales tanto para tomar su carga académica, consultar calificaciones y otros requerimientos a través de la plataforma U+. Desde 2021 esta también apoya la gestión interna de la UAHC, ya que posibilita funciones de gran parte de los procesos como admisión, matrícula, docencia, certificación y titulación entre otros, facilitando los procesos de distintas unidades que brindan servicios a cada estudiante desde su ingreso hasta su titulación. Esto también permite resguardar de manera segura los datos de la trayectoria académica de cada alumno/a. Al respecto se han realizado esfuerzos importantes en innovación y automatización de los que ya se ven resultados en la mejora de procesos y sistemas. espacios de crecimiento que han exigido, a su vez, no sólo la instalación sino también una capacitación y nuevas toma de decisiones en el contexto de la actualización de las plataformas informáticas.

A través de empresas robustas como Softland se han cubierto tareas focalizadas para la administración de RRHH, contabilidad y otras funciones a partir de 2022, soluciones integradas en la nube que otorgan versatilidad, mayor seguridad y alta disponibilidad de los servicios al estar alojado fuera de la infraestructura de la UAHC.

Durante el 2020, la Academia realizó una actualización importante de los sistemas de correo electrónico que se sumó a diversos avances hacia las ventajas del software libre y otras herramientas para la optimización del trabajo remoto tendientes a brindar mayor seguridad y acceso a la nube.
En ese sentido, se incorporaron importantes beneficios para el trabajo remoto y el otorgamiento de licencias de Office 365 para la comunidad universitaria tanto estudiantil como administrativa facilitando el proceso educativo y laboral durante la pandemia. Evolución que se ha ido complementando con el paulatino regreso a la presencialidad.

En el apartado académico, es importante mencionar las mejoras al sistema Campus virtual, plataforma que agregó una integración más automatizada con el sistema U+ que entrega mayor autonomía y opciones de comunicación interna.

Hoy la unidad de sistemas trabaja en un sistema de gestión de salas y espacios, categorizando los espacios por capacidad, superficie y recursos, el cual está en proceso de desarrollo y está previsto para su implementación durante el segundo semestre del 2023. Entre otras novedades para el año en curso hay que destacar que, en conjunto con la Dirección de planificación estratégica, se trabaja en el desarrollo de una herramienta de reportería más eficiente para favorecer la toma de decisiones para las autoridades de la UAHC.

Las incidencias y solicitudes de la comunidad universitaria encuentran en el sistema de tickets una solución concreta y ágil respecto de anteriores alertas permitiendo al equipo de informática asignar las tareas de acuerdo al campo de acción, especialidad de cada agente de soporte y urgencia.
El Open Journal Systems (OJS), un Sistema de Administración y publicación de revistas y documentos periódicos (Seriadas) en Internet que reduce el tiempo y energías dedicadas al manejo exhaustivo de las tareas editoriales académicas. Una herramienta que cuenta en paralelo con KOHA, un sistema integrado de gestión de bibliotecas que actúa alojado en la infraestructura interna de la Academia.

La última fase del plan, tiene que ver con implementar mejoras importantes de equipos computacionales, impresoras y las redes de internet inalámbrica en todas las sedes de la universidad, destacándose importantes avances en el campus de Barrio República como la dotación de cerca de 200 nuevos equipos para los laboratorios de estudiantes, se normaliza la conectividad web de todas las sedes de la Universidad implementando enlaces dedicados en cada una de estas y para eliminar situaciones de riesgo informático se levantan 2 equipos de Firewall en data center; continuando con la instalación proyectada en el resto de las sedes durante el segundo semestre 2023.

En el 2022 nace la Dirección de Admisión y Marketing, de la cual depende la Unidad de Procesos Comunicacionales, la unidad de Difusión y la de Admisión. Esta nueva estructura permite al equipo de comunicaciones generar mejoras en su estructura y distribuir de manera más sistematizada las funciones de los miembros del equipo, otorgando mayores niveles de autonomía y organización, por ejemplo, en la gestión de actividades internas, elaboración de material gráfico, requerimientos y cumplimiento de plazos establecidos, entre otros.

Junto con ello, la nueva estructura organizacional ha permitido organizar de manera exitosa, actividades tan relevantes para el estudiantado como las ceremonias de titulaciones, evento conocido como el último vínculo entre la institución y los futuros profesionales, en el caso de aquellos que terminan su tiempo con nosotros; como también apoyar las bienvenidas de los estudiantes nuevos a través de la Unidad de Procesos Comunicacionales que apoya en la actividad a la DIRAE.

La nueva estructura permite trabajar de manera conjunta y potenciada con las Unidades de Admisión y Difusión que también pertenecen a la nueva dirección, generando mejoras sustantivas en el ordenamiento de las labores que le corresponde a cada unidad, como en la gestión de ellas haciendo mas eficiente los procesos y aprovechando al máximo los recursos tanto humanos como materiales.

La Unidad de Admisión tributa al objetivo del Plan Estratégico Institucional que busca asegurar la sustentabilidad financiera del proyecto universitario a través del aumento en la matrícula de estudiantes. Para alcanzar esa meta desde el 2019 se han realizado una serie de iniciativas estratégicas que han permitido obtener los resultados deseados. Entre 2018 y 2019, la matrícula creció un 12% mientras entre 2019 y 2023 el repunte fue de un 18%. Por otra parte, entre 2019 y 2023 la matrícula de programas especiales se incrementó un 14%.

A fin de consolidar el crecimiento institucional, en 2021 se realizan modificaciones al diseño e implementación de la Admisión en la UAHC para incorporar nuevas áreas académicas que no formaban parte de su proyecto inicial. Admisión se separa de Registro Curricular para generar una mayor especialización en sus procedimientos, principalmente para que estos se orienten directamente al mercado. En su primer año la Dirección de Admisión se orientó a fortalecer sus procedimientos de atención, información y las coordinaciones internas necesarias para mejorar la calidad de los procesos que desarrolla.

Otro ámbito de influencia para Admisión fueron los ejercicios autoevaluativos cuyos diagnósticos institucionales permitieron identificar debilidades de percepción pública, lo que condujo a generar estudios específicos de imagen y posicionamiento de marca que se inician en diciembre de 2022 y que guían la implementación de la nueva Dirección de Admisión y Marketing, instancia que busca generar una coherencia orgánica entre la penetración de mercado para las carreras y la imagen de la marca institucional.

La implementación de la nueva dirección, el desarrollo de estrategias profesionales de marketing y publicidad apoyadas como prioridad en el equipo interno: difusión con su trabajo principal en ferias, comunicaciones con el trabajo periodístico y comunicacional, admisión con una mayor capacitacion y profesionalización del trabajo y, en la agencia martes AM, ayudaron a alcanzar un crecimiento de matrículas entre el 2022 y el 2023 de un 28%, el más significativo en los últimos 5 años. Estos resultados demuestran que las acciones e iniciativas realizadas han tenido un efecto positivo en los resultados de la admisión en las carreras de pregrado regular y especial.

En 2020, la UAHC enfrentó desafíos sin precedentes debido a la pandemia y con ello la necesidad de adaptarse rápidamente a un entorno educativo virtual hasta entonces no explorado. Consciente de la importancia de mantener una comunicación efectiva con sus estudiantes y los potenciales postulantes, la Universidad estableció una alianza estratégica para desarrollar una estrategia de marketing efectiva y adaptada a las circunstancias.

En colaboración con la agencia Martes AM, dedicada a la gestión de prospectos y estrategias publicitarias, se estableció una estrategia integral de marketing, con un enfoque centrado en el rendimiento y el control del presupuesto de marketing, se pudo contar por primera vez con una estimación de las postulaciones esperadas y una optimización de la inversión publicitaria en plataformas clave como Google Ads, Facebook e Instagram.

Por otra parte, esta sinergia permitió a la Academia mejorar la gestión de sus prospectos a través de un sistema de Customer Relationship Management (CRM) que incluyó el desarrollo de procesos de contacto vía correo electrónico y WhatsApp, así como la organización de encuentros virtuales que permitieron acercar a las nuevas audiencias a la Universidad.

A medida que la asociación fue evolucionado, Martes AM asumió la responsabilidad de las campañas de educación continua, prosecuciones de estudio y postgrados, que se tradujo en la ampliación de la inversión publicitaria y en el desarrollando estrategias de contenido aún más sólidas. Con todo eses trabajo, la UAHC logró un aumento de un 40% en prospectos para carreras de pregrado y un alza de un 30% en postulaciones en el período 2021-2022. En el miso periodo también experimentaron un crecimiento del 60% los prospectos para diplomados y programas de prosecución.

El trabajo conjunto entre la Universidad y la agencia Martes.AM duplicó la audiencia web durante los períodos de postulación entre 2020 y 2022, una demostración de la efectividad de la estrategia implementada. Esta alianza ha permitido a la UAHC alcanzar un crecimiento sostenible y proyectable en la captación de prospectos, así como fortalecer su posición en el mercado educativo; trabajo que se ha proyectado durante el proceso de Admisión 2023, luego de incorporar durante el 2022 cambios en la estrategia comunicacional de la universidad, luego de un estudio de imagen y valoración realizados.

En el 2022 se trabaja en la renovación de la imagen institucional, que se inspira en los valores y la historia de la Universidad y los adapta en un color y diseño que reflejan su progreso y personalidad distintiva. El cambio de gráfica comprende un realce de la palabra “Academia” por sobre las otras palabras que conforman el nombre de la Universidad, junto con la ampliación del uso de la sigla UAHC para posicionarla dentro del mercado educativo. A su vez, se recurre a un cambio en la paleta visual que respondiera a la necesidad de diferenciación de nuestro proyecto institucional, donde se rescató la estética del logo vigente hasta principios de los 2000, que usó el bardeo como color institucional, reemplazándolo por el magenta.

En esta nueva etapa el foco comunicacional se centra en mostrar el compromiso con los/as jóvenes que eligen la Academia y destacar el enfoque diferenciador de los programas de estudio que ofrece, lo que se tradujo en una percepción renovada de la Universidad que condujo a cifras positivas durante el proceso de admisión 2023.

El mayor alcance estratégico aumentó también los indicadores de la Unidad de Procesos Comunicacionales, la cual desde su reformulación aumentó la producción y difusión de actividades provenientes de las distintas carreras y escuelas en más de un 100% en comparación con el año 2019. Se trata de la cobertura de actividades de diversa índole como conferencias, seminarios, charlas, simposios, inauguraciones de años académicos, presentaciones artísticas de danza, teatro, música; presentaciones y lanzamientos de libros, festivales, conmemoraciones y eventos especiales como aniversarios y titulaciones, entre otras.

A contar de entonces la actividad extracurricular ha registrado un aumento sostenido y por ende una mayor presencia en redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram. Durante los años marcados por la pandemia se produjo una disminución en las actividades presenciales compensada con eventos a través de los canales digitales de la Academia que resultaron claves para mantener el lazo entre la Universidad, su comunidad y los territorios donde ejerce su quehacer.
En el aspecto virtual, los últimos dos años, las redes sociales de la UAHC han experimentado en el período 2020-2023 un crecimiento exponencial de usuarios convirtiendo a esas plataformas en canales de difusión claves para los contenidos orientados a la comunidad universitaria con métricas que alcanzan una interacción diaria con cerca de 7.500 usuarios en Twitter.

MÉTRICAS TWITTER
JUNIO 2020 – JUNIO 2023

En ese mismo lapso la cuenta de Facebook de la Academia ofreció 3.812 publicaciones que llegaron a 33.610 seguidores, lo que se tradujo en 103.630 visitas directas al sitio institucional, mientras que la cuenta institucional de Instagram registra aumentos del alcance en la conversación con 4.350 seguidores conducentes en ambos casos a una mayor lectoría de la web de la Universidad.

MÉTRICAS FACEBOOK
JUNIO 2020 – JUNIO 2023

El reporte 2023 de Google Analytics arroja una tasa de usuarios de 339.827 lectores, 63% de los cuales corresponde a visitas realizadas desde teléfonos celulares, 36% desde computadores de escritorio y el resto desde tablets. De esa totalidad de lectores, un 78,86% corresponde a nuevos usuarios, mientras que el 21,14% corresponden a personas que visitan frecuentemente el sitio lo que habla de una mayor visibilización de contenidos a nivel externo. En ambos casos, el número total de sesiones originadas es de 797.459.

MÉTRICAS INSTAGRAM
JUNIO 2020 – JUNIO 2023

En diciembre de 2022 se migró a un nuevo sistema de envíos de correos masivos, dejando atrás un sistema desactualizado y limitado en varios aspectos. La nueva plataforma – en ese entonces Sendinblue -hoy Brevo- trajo consigo una serie de funcionalidades que han permitido profesionalizar esta importante labor de difusión de información, tanto a la comunidad interna, como a los/as interesados/as en nuestra oferta académica.

Finalmente cabe destacar dentro del trabajo del último año el desarrollo y migración de contenidos a un nuevo sitio web, el cual recoge no sólo el cambio en la imagen corporativa, sino tambien una estrategia informativa que busca favorecer una mejor relación con la comunidad interna y con los prospectos.